Chaque acte financier de notre vie quotidienne se traduit par la production d’un papier : reçu, facture, déclaration, relevé etc.
Ces documents ne sont pas toujours utiles; mais jamais totalement inutiles. En fait, on doit les conserver à fins utiles; mais tous n’ont pas la même durée de vie.
Voici donc un petit guide pratique de la conservation de nos papiers.
À garder toute la vie
Testament et actes notariés
Votre notaire conserve une copie de tous les actes que vous avez signés dans son cabinet: testament, actes de donation de biens immobiliers, acte notarié d’hypothèque, etc. Gardez tout de même dans vos archives un exemplaire de tous ces documents. Ils pourraient servir de preuve lors d’un divorce ou d’un partage de patrimoine familial.
Carnets de santé et de vaccination
Ils vous accompagneront tout au long de votre vie, car ils contiennent des informations importantes sur votre santé, utiles en cas d’accident ou d’hospitalisation.
Actes et certificats de naissance
Bien qu’il soit possible de demander des copies des documents d’état civil, ce n’est pas toujours facile de les obtenir, en particulier si vous avez déménagé ou changé de pays. Ne jetez jamais ces documents. Certaines institutions pourraient vous les demander, dont des ministères, au moment de refaire des documents d’identité. Gardez aussi toute votre vie les certificats de mariage et les certificats de décès.
Contrats de mariage ou d’union de fait
Gardez vos contrats d’union à vie ou jusqu’au jugement de divorce ou de séparation. Ces pièces pourraient être exigées lors d’un renouvellement de passeport, par exemple.
Règlements de divorce ou de séparation
Ces pièces pourraient être exigées lors d’un renouvellement de passeport, par exemple.
Diplômes et relevés de notes
Ces documents sont parfois requis lors d’un entretien d’embauche. Si vous les égarez, vous pourrez en demander une copie auprès du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (diplôme d’études secondaires), du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (diplôme d’études collégiales) ou de l’université concernée. Certains frais pourraient être exigés, notamment par les universités.
À garder tant qu’ils sont valides
Contrats de location et d’assurance
Archivez ces documents tant qu’ils sont valides. Votre ancien contrat d’assurance peut cependant être détruit dès que vous recevez votre renouvellement.
Contrat d’achat d’une maison
Conservez tous les documents relatifs à l’achat d’une propriété. Ils seront indispensables au moment de la revente. Si vous perdez le contrat, votre notaire exigera des frais pour le remplacer.
Contrat d’achat d’un terrain
Conservez tous les documents relatifs à l’achat d’un terrain. Ils seront indispensables au moment de la revente. Si vous perdez le contrat, votre notaire exigera des frais pour le remplacer.
Contrat de prêt hypothécaire
Gardez le contrat de prêt hypothécaire émis par votre institution tant que celui-ci est en vigueur. Vous pourriez aussi vouloir conserver d’anciens contrats afin de comparer les modalités d’emprunt lors d’un renouvellement.
Certificats de dépôts et placements
Conservez-les tant qu’ils n’ont pas été modifiés. Même chose pour les certificats d’épargne-retraite et d’obligations d’épargne.
Factures d’achat de biens
Pour les achats importants – automobile, appareils électroménagers, mobilier –, les contrats et factures sont importants parce qu’ils vous permettent de bénéficier de la garantie ou, en cas de dommage, de prouver à votre assureur que vous êtes le propriétaire du bien. Pensez également à reporter sur vos factures les numéros de série des biens achetés pour faciliter une éventuelle réclamation.
Documents prouvant la garantie
Gardez-les tant qu’ils sont valides. Mais n’oubliez pas que, même une fois la garantie terminée, le bien doit pouvoir servir à l’usage auquel il est normalement destiné pendant une période raisonnable. La garantie légale, prévue dans la Loi sur la protection du consommateur, pourrait vous permettre de vous faire rembourser ou échanger un bien défectueux.
Passeport
La durée de vie d’un passeport est de 5 ou 10 ans, selon ce que vous avez choisi. Si toutes les pages de visas sont remplies avant ce délai, vous devrez présenter une demande pour un nouveau passeport. Libre à vous de conserver l’ancien pour vous remémorer tous vos voyages!
À garder au moins 6 ans
Déclaration de revenus
Conservez les documents relatifs à vos déclarations de revenus, au fédéral et au provincial, des six dernières années, incluant les pièces justificatives pour les crédits demandés, comme les factures pour des soins médicaux ou l’achat de lunettes. Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada ont trois ans à compter de la date d’émission de l’avis de cotisation pour réviser votre déclaration de revenus. Mais si les autorités fiscales soupçonnent une fraude ou une activité criminelle, elles peuvent retourner en arrière aussi loin qu’il est nécessaire.
Relevés de comptes bancaires
Gardez-les au moins aussi longtemps que vos déclarations de revenus. Ils pourraient être utiles pour retracer certaines dépenses.
À gardez au moins 3 ans
Bail
Conservez votre bail initial et tous les documents qui le modifient ou le renouvellent trois ans après la fin de celui-ci. S’il venait à l’idée de votre ancien propriétaire de vous reprocher la dégradation du logement après votre départ, vous pourrez vous référer aux conditions initiales de location, qui précisent parfois l’état des pièces ou des appareils fournis avec le logement.
Reçus de taxes municipales
Selon la Loi sur la fiscalité municipale, le délai de prescription est de trois ans pour le recouvrement des taxes. Au-delà de cette période, une municipalité ne pourra pas exiger de paiement rétroactif. Garez également pendant trois ans vos reçus de taxes scolaires et d’eau.
Factures d’électricité, gaz ou mazout
Vous constatez une erreur de facturation? Vous avez trois ans pour demander un ajustement (le fournisseur dispose lui aussi du même délai). Il peut toutefois être avantageux de garder vos factures plus longtemps, pour pouvoir comparer vos dépenses d’énergie sur plusieurs années.
Contrat de vente d’une maison
Dans la mesure où les lois fiscales permettent aux autorités de vérifier vos déclarations des trois dernières années, il est préférable de conserver les documents relatifs à la vente d’un terrain ou d’une maison pendant cette période.
Contrat de vente d’un terrain
Dans la mesure où les lois fiscales permettent aux autorités de vérifier vos déclarations des trois dernières années, il est préférable de conserver les documents relatifs à la vente d’un terrain ou d’une maison pendant cette période
À gardez un an ou moins
Factures de télécoms
En règle générale, les fournisseurs de services résidentiels ne font pas de recommandations en ce qui concerne la conservation de leurs relevés. Vous disposerez généralement d’un délai de 90 jours pour contester certains frais facturés. Renseignez-vous cependant auprès de votre fournisseur pour connaître les modalités précises de réclamation. Une exception: si vous êtes travailleur autonome, gardez vos factures aussi longtemps que vos documents fiscaux. Les autorités fiscales peuvent vous réclamer ces pièces justificatives pendant six ans.
Factures de réparation d’électros
Si le montant de la réparation dépasse 50 $ (taxes et main-d’œuvre incluses), une garantie de trois mois s’applique, selon la Loi sur la protection du consommateur. En cas de problème, vous disposez donc de ce délai pour demander une nouvelle intervention à votre réparateur.
Relevés de transactions bancaires
Conservez les relevés de transactions au guichet ou de paiement direct par Interac jusqu’à ce que vous ayez vérifié que la transaction apparaît bien sur votre compte bancaire et qu’il n’y a aucune erreur.
Relevés de cartes de crédit
Ne gardez que les deux ou trois derniers mois. Assurez-vous qu’ils ne contiennent pas d’erreur.
